Comment faire une visioconférence avec méthode et organisation ?

Comment faire une visioconférence avec méthode et organisation ?

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April 20, 2021
Comment faire une visioconférence avec méthode et organisation ?

L'organisation d'une visioconférence constitue un choix pertinent pour mettre en place un moment d'échange entre collaborateurs ou encore entre un service de l'entreprise et un prestataire externe. En intégrant ce moyen de communication à  distance dans le quotidien de votre entreprise, vous pourrez rapidement enregistrer des gains de temps et de productivité. Vos processus de prise de décisions gagneront également en efficacité. Mais pour tirer pleinement profit de l'intérêt opérationnel de la visioconférence, il convient de prendre quelques précautions. Nous allons vous expliquer ici comment faire une visioconférence, étape par étape.

Quels sont les éléments techniques à  ne pas négliger dans l'organisation d'une visioconférence ?

La première visioconférence est certainement la plus difficile à organiser. Par la suite, vos efforts initiaux se trouveront rapidement récompensés, une fois la machine rodée. Il faut d'emblée avoir à l'esprit que la visioconférence est là pour vous faciliter la vie. Sa préparation ne doit donc pas constituer une tâche supplémentaire particulièrement chronophage, en un mot une corvée. Voici les actions incontournables que vous devrez mettre en œuvre, pour que vos visioconférences gagnent en naturel et en interactivité.

Le choix des outils de visioconférence

Pour une réunion à  distance mobilisant moins de 10 personnes, un ordinateur équipé d'une webcam de bonne qualité suffira souvent amplement. L'enjeu est, en effet, d'aller au plus simple. Dans la mesure du possible, évitez de recourir à un smartphone, pour vous préserver d'éventuels soucis de connexion Internet. Avec un smartphone, vous éprouverez également des difficultés à  maintenir une image stable. Les outils de visioconférence élaborés de type professionnel seront, pour leur part, à  réserver aux événements réunissant un public plus large, tels que des séminaires ou des actions de formation.

Comment se mettre en valeur pour une présentation réussie ?

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Le cadrage et l'arrière-plan

L'idéal est de placer son visage au centre de l'écran, les yeux à  hauteur de la caméra. Pour ce faire, il convient de se tenir à  une distance de l'écran égale à  la longueur d'un bras. Vos invités découvriront ainsi les expressions de votre visage. Il est, en outre, préférable de se placer à  proximité d'une source de lumière naturelle (fenêtre…) ou d'appoint. Cette source de lumière ne devra pas se trouver derrière ou face à  soi, afin d'éviter un effet contre-jour ou éblouissement. Par ailleurs, la plupart des applications (Zoom, Google Meet, Teams…) permettent de flouter l'arrière-plan, afin que la réunion ne soit pas perturbée par une personne surgissant dans le champ de la caméra.

Adopter une présentation vestimentaire et comportementale adaptée

Quand bien même vous vous trouvez à  votre domicile, il s'agit d'une réunion de travail qui obéit aux mêmes codes que ceux prévalant dans un environnement professionnel. Aussi, veillez à  ne pas vous comporter et vous habiller de manière décalée. N'hésitez pas à  sensibiliser vos collaborateurs à ce sujet.

La réalisation des tests image et son

Dans tous les cas, la caméra et le microphone devront être préalablement testés. Au besoin, l'utilisation d'un casque est susceptible d'améliorer la qualité sonore, en réduisant les échos désagréables. Si cela s'avère nécessaire, une webcam externe sera préférée à  la caméra intégrée à un PC portable.

Comment organiser une visioconférence et inviter les participants ?

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Sélection des participants et envoi des invitations

Dans l'idéal, une visioconférence ne doit pas réunir plus de 10 invités. Au-delà de ce seuil, l'organisation s'avère plus complexe et les participants risquent d'éprouver des difficultés à maintenir leur attention. Aussi, il convient de sélectionner les personnes réellement impliquées et celles susceptibles d'apporter une valeur ajoutée. Les invitations sont envoyées suffisamment tôt pour permettre à tous de se rendre disponibles, avec un rappel à  la veille de la réunion.

La définition de l'objet de la réunion

Il est important que vos invités perçoivent immédiatement l'intérêt de la réunion. Pour ce faire, l'invitation que vous leur adressez présente clairement les sujets qui seront traités, ainsi que les objectifs poursuivis. Vous préciserez également la durée de la visioconférence, étant entendu que cette dernière ne devra pas être supérieure à  2 heures. Si cela n'est pas possible, optez pour l'organisation de plusieurs réunions d'une durée plus limitée.

La mise à disposition préalable des informations nécessaires

Plus les participants sont éclairés et préparés en amont, plus les chances de succès au terme de la visioconférence sont grandes. Aussi, n'oubliez pas de leur communiquer l'ensemble des documents et des informations utiles. Si vous souhaitez favoriser les échanges et l'interactivité avant même la réunion, l'ouverture d'un espace collaboratif est recommandée.

Comment conduire la visioconférence et interagir avec les invités ?

Présentation de la réunion et propos liminaire

Les participants ayant été convenablement informés en amont, votre propos introductif doit être court et très précis. Le cas échéant, ce propos sera soutenu par la présentation d'un document via un partage d'écran. Mais si un tel partage est susceptible de figer le déroulement de la visioconférence, mieux vaut s'abstenir. Veillez à  livrer un exposé fluide et à ne pas négliger la communication non verbale, comme si vous étiez physiquement face à vos interlocuteurs.

Comment favoriser l'interactivité ?

Si cela s'avère possible, les participants auront la possibilité de s'exprimer en recourant au chat. Vous pourrez ainsi réagir en temps réel et adapter votre discours. Si vous craignez d'être perturbé par les commentaires défilant sur le chat, confiez la gestion du chat à  une tierce personne. Par ailleurs, il est important de fixer les règles de distribution de la parole. Par exemple, vous pouvez inviter les participants à lever la main. L'interactivité se trouve ainsi favorisée, sans risque pour les intervenants d'être interrompus de manière intempestive.

Prévoir un temps de questions-réponses

En règle générale, la session de questions-réponses se déroule en fin de visioconférence. Mais si plusieurs sujets distincts sont inscrits à l'ordre du jour, nous vous conseillons de prévoir plusieurs temps de questions-réponses, tout au long de la réunion. Cette seconde option rendra également les échanges plus dynamiques.