Gestion d'événements en ligne : comment organiser et animer un webinaire ?

Gestion d'événements en ligne : comment organiser et animer un webinaire ?

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April 20, 2021
Gestion d'événements en ligne : comment organiser et animer un webinaire ?

Vous souhaitez présenter un produit ou un service à vos prospects, de manière originale et interactive ? Alors, le webinaire est certainement fait pour vous. Il s'agit d'organiser et d'animer un événement virtuel qui pourra prendre différentes formes, telles qu'une présentation commerciale d'un nouveau produit ou une démonstration de fonctionnement. Si la gestion d'événements en ligne présente l'avantage d'être peu coûteuse financièrement, elle ne s'improvise pas. Les conseils qui suivent vous seront d'un grand secours, pour réussir vos webinars en ligne et emporter l'adhésion de vos prospects.

Avant votre événement en ligne

Définir l'objectif du webinaire

Si vous êtes convaincu que le produit ou le service proposé est susceptible d'apporter une véritable valeur ajoutée à votre public cible, vos prospects restent eux à convaincre. Aussi, la thématique de votre webinaire doit répondre à un ou plusieurs de leurs besoins concrets. Vous devez donc avoir une connaissance experte des problématiques qui intéressent votre audience au quotidien.

Lors du webinaire, vous vous attachez à présenter concrètement les avantages de votre solution. C'est à cette condition que la gestion d'événements en ligne conduira à générer un grand nombre de leads qualifiés. Dans le meilleur des cas, ils permettront même de convertir certains prospects en clients, dès le terme de la visioconférence.

Pour réussir un webinaire, il convient donc de :

  • Définir une thématique répondant aux attentes des prospects
  • Déterminer les éventuels besoins spécifiques de certains clients potentiels
  • Choisir une méthode pertinente (présentation classique, mise en situation, démonstration, formation…)
  • Anticiper les questions des participants pour ne pas être pris au piège du direct

Faire connaître votre webinaire : l'élaboration d'un plan de communication

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Il est essentiel de sensibiliser les équipes en charge de la gestion d'événements en ligne, à la nécessité de mettre en place une stratégie de communication ciblée. Pour attirer l'attention de vos prospects et les convaincre de participer à vos événements virtuels, plusieurs canaux de communication pourront être utilisés. Il s'agira notamment :

  • de solliciter vos anciens clients et vos contacts professionnels par le biais d'une opération d'e-mailing et/ou d'envois de SMS
  • de réaliser une campagne publicitaire sur les réseaux sociaux
  • de diffuser des communiqués de presse
  • d'alimenter le site Internet de l'entreprise

Dans tous les cas, prenez soin de donner un intitulé accrocheur et signifiant à vos contenus de communication. En accompagnant vos invitations d'une présentation sommaire, mais suffisamment précise laissant entrevoir les solutions attendues, vous rendrez vos prospects curieux. Ces messages feront l'objet de plusieurs diffusions à  intervalles réguliers, selon un calendrier préalablement défini.

Le lancement de votre événement en ligne

Etre prêt le jour J : l'animation du webinaire

Les événements b2b et les webinars en ligne sont des outils efficaces pour générer des leads qualifiés. Mettez-les en place en impliquant à  la fois les équipes marketing et les équipes commerciales. Pour autant, ils ne sont pas sans risque puisque c'est toute l'image de l'entreprise qui dépendra de la qualité de votre présentation et de la bonne gestion d'événements en ligne.

Si la confiance est souvent difficile à gagner, elle est également fragile. Aussi, pour la susciter puis la conserver, vous devrez mettre en jeu toute la palette de vos qualités relationnelles. Une présentation trop magistrale favorisant les décrochages, il est préférable de ponctuer votre événement virtuel de pauses et de moments questions-réponses».

Par ailleurs, n'hésitez pas à  mobiliser des moyens susceptibles d'éveiller la curiosité des participants et de développer leur engagement dans les échanges : le recours au storytelling, la présentation de visuels, les mises en situation et les call to action… Enfin, il conviendra de ne pas négliger les éléments techniques (fonctionnement de la caméra et du microphone, qualité de la connexion Internet …).

Exploitation du webinaire à des fins commerciales et retour d'expériences

Une fois le webinaire terminé, le travail des commerciaux commence. Il est, en effet, crucial d'entretenir le lien avec les participants. Il pourra, par exemple, s'agir de leur adresser un message de remerciement ou des supports comme une synthèse des échanges ou un enregistrement de la conférence.

Recueillir l'avis de vos prospects est également indispensable afin d'augmenter vos chances de les convertir en clients. Envoyez-leur un questionnaire de satisfaction qui vous permettra de mieux préparer vos futurs entretiens commerciaux. Les retours vous permettront de mesurer l'intérêt des participants et aussi de récupérer des données essentielles (noms-prénoms, adresses mail, fonctions exercées...).

Plus la rédaction du questionnaire aura été soignée, plus la quantité et la qualité des données seront importantes et exploitables. Mais dans une démarche commerciale, rien ne vaut le contact direct. Aussi, n'hésitez pas à appeler vos prospects hautement qualifiés à  un moment opportun. Le cas échéant, proposez-leur un rendez-vous physique. Vos prospects seront également très sensibles aux petites attentions qui pourront notamment prendre la forme de gestes commerciaux, tels que la mise à disposition du produit ou du service le temps d'une période d'essai, ou le cadeau d'échantillons.

Enfin, le retour d'expériences de votre webinaire vous donne des éléments précieux (lead scoring, données statistiques...) qui seront autant d'enseignements à  prendre en compte pour l'organisation de vos prochains événements b2b en ligne.